VeriFactu y facturación electrónica obligatoria: lo que tu ERP debe hacer ya

¿Qué es VeriFactu y por qué afecta a tu empresa?

VeriFactu es el sistema de verificación de facturas establecido por el Reglamento de facturación electrónica del Ministerio de Hacienda, en desarrollo del artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria. Su objetivo es eliminar el fraude fiscal en la facturación garantizando la inalterabilidad, integridad y trazabilidad de cada factura emitida por las empresas.

En la práctica, VeriFactu obliga a que los sistemas informáticos de facturación generen registros de facturación con código QR verificable, firma electrónica, registro de cada operación y envío automático a la Agencia Tributaria en tiempo real o con acumulación diaria.

Afecta a cualquier empresa que emita facturas en España con software informático: ERP, software de facturación, TPV o cualquier sistema que genere documentos fiscales.

¿A quién y cuándo obliga VeriFactu?

La normativa distingue entre dos tipos de sistema:

• Sistema VeriFactu: envío automático de cada registro de facturación a la AEAT en tiempo real. Es el sistema recomendado y el que exime de conservar los registros en el propio sistema.
• Sistema no VeriFactu (con registro de facturación): genera y conserva los registros de facturación en el sistema, con posibilidad de verificación posterior. Requiere cumplir requisitos técnicos específicos.

Los plazos de adaptación están escalonados. Las empresas que ya utilizan software de facturación deben asegurarse de que su proveedor ha publicado versiones certificadas. Si tu ERP o software de facturación actual no tiene hoja de ruta clara de adaptación a VeriFactu, ese es un problema urgente.

Qué debe hacer tu ERP para cumplir con VeriFactu

Un sistema de facturación compatible con VeriFactu debe ser capaz de:

• Generar registros de facturación con huella digital (hash encadenado)
• Incluir código QR verificable en cada factura
• Firmar electrónicamente los registros
• Enviar los registros a la AEAT de forma automática (modo VeriFactu) o conservarlos para verificación posterior
• Garantizar la inalterabilidad de los registros una vez emitidos
• Mantener un libro de registro de facturas expedidas en formato compatible con la normativa

No basta con que el ERP genere una factura en PDF. La capa técnica de VeriFactu requiere cambios en el motor de facturación que muchos sistemas legacy sencillamente no pueden implementar sin una actualización mayor.

Cegid XRP Enterprise y VeriFactu: cumplimiento nativo

Cegid XRP Enterprise incluye soporte nativo para VeriFactu. Al ser un ERP SaaS con actualizaciones automáticas, cuando la normativa entra en vigor los clientes de Cegid XRP ya tienen las funcionalidades activadas sin necesidad de proyectos adicionales, integraciones externas ni módulos de terceros.

Esto incluye:

• Generación automática de registros de facturación conforme a la especificación técnica de la AEAT
• Código QR en factura, hash encadenado y firma electrónica integrados en el flujo de facturación habitual
• Envío directo a la AEAT en modo VeriFactu (tiempo real) o conservación interna de registros
• Trazabilidad completa de cada documento emitido
• Actualizaciones automáticas ante cambios regulatorios sin intervención del cliente

Relación entre VeriFactu y el SII del IVA

Es importante no confundir VeriFactu con el SII (Suministro Inmediato de Información). El SII obliga a grandes empresas y grupos a enviar el registro de facturas al AEAT en tiempo real desde 2017. VeriFactu es un sistema diferente, orientado a certificar el software de facturación y que afecta a un universo de empresas mucho más amplio, incluyendo pymes y medianas que hasta ahora no tenían obligaciones de reporte electrónico inmediato.

Un ERP como Cegid XRP Enterprise da soporte a ambos sistemas, garantizando el cumplimiento tanto para empresas en el régimen del SII como para aquellas que solo tienen que cumplir con VeriFactu.

¿Qué pasa si tu ERP actual no está preparado?

Usar un sistema de facturación que no cumple con VeriFactu tras la fecha límite puede suponer sanciones administrativas significativas. Pero más allá del riesgo regulatorio, el problema real es que muchas empresas se encontrarán en una situación en la que tendrán que actualizar urgentemente su ERP, con el coste y el riesgo operativo que eso implica, en lugar de haberlo planificado con tiempo.

La normativa de VeriFactu es una oportunidad para revisar si tu sistema de gestión actual cubre tus necesidades presentes y futuras, o si es el momento de dar el salto a un ERP más moderno, actualizado automáticamente y preparado para los requisitos normativos que seguirán llegando.

Conclusión

VeriFactu no es un proyecto IT más: es una obligación regulatoria con fecha de entrada en vigor. Si tu ERP no tiene una hoja de ruta clara de adaptación, deberías tomar decisiones antes de que el calendario te presione. En Quality Solution Consulting te ayudamos a evaluar la situación de tu sistema actual y a planificar el camino más adecuado.